Comment savoir si je tire profit de ma solution de gestion du personnel (WFM) ? 7 indicateurs clés pour être sur la bonne voie
La mise en place d'une solution de gestion du personnel (WFM) peut transformer l'efficacité, la productivité et la gestion des coûts de votre organisation.
Cependant, pour vraiment bénéficier du système, il est essentiel d'évaluer si la solution tient ses promesses.
Voici quelques indicateurs clés pour déterminer si vous tirez profit de votre solution de gestion du personnel.
Amélioration de la planification des employés
Un composant essentiel de tout système WFM est la capacité d'optimiser la planification. Si votre solution fonctionne efficacement, vous devriez constater des améliorations claires dans la gestion des horaires. Recherchez des réductions du sous-effectif et du sureffectif, moins de conflits d'horaires et une satisfaction accrue des employés quant à leurs horaires. Le système devrait également gérer facilement des tâches de planification complexes (comme plusieurs modèles d'horaires, les changements saisonniers et les préférences du personnel).
Si votre équipe passe moins de temps sur la planification manuelle et que les bons employés sont au bon endroit au bon moment, c'est un signe que vous exploitez efficacement votre solution WFM.
Réduction des coûts de personnel
L'un des principaux objectifs d'une solution WFM est de fournir un horaire optimal au moindre coût. Avec un horaire optimal pour répondre à la demande sur tous les canaux, vous devriez constater une diminution des coûts des heures supplémentaires en cas de sous-effectif, ainsi que moins de périodes de sureffectif. En analysant les données sur les heures des employés, les modèles d'horaires et les fluctuations de la demande, le système devrait vous aider à aligner les besoins en main-d'œuvre sur les exigences de l'entreprise.
Si vos coûts de personnel sont plus prévisibles et gérables, cela indique que vous utilisez votre outil WFM pour optimiser l'allocation de la main-d'œuvre et minimiser les coûts opérationnels inutiles.
Meilleure conformité aux lois locales
Assurer la conformité aux réglementations en matière de personnel est crucial pour éviter les amendes et les problèmes juridiques. Une bonne solution WFM automatisera la conformité, en s'assurant que les employés ne dépassent pas les heures de travail autorisées, respectent les temps de pause requis et se conforment aux réglementations salariales. Cela est devenu un axe important avec les récents changements de lois dans les pays européens — plus récemment en Espagne avec la loi sur le service client entrant en vigueur en 2024, et le nouveau gouvernement britannique "offrant un nouveau pacte pour les travailleurs", avec des réformes prévues dans le cadre de la loi sur les droits des employés.
Si vous constatez une réduction des problèmes de conformité et moins de pénalités liées aux violations de la loi, c'est un signe clair que votre système WFM vous aide à rester dans les limites légales.
Amélioration des performances et de l'engagement des employés
Un système WFM efficace ne profite pas seulement à l'entreprise, mais améliore également l'expérience des employés. Les employés devraient avoir accès à des options en libre-service comme la consultation des horaires, la demande de congés ou l'échange de quarts de travail facilement. Cette autonomie peut conduire à une plus grande satisfaction au travail et à une réduction du turnover.
La surveillance d'indicateurs clés de performance (KPI) tels que les taux d'absentéisme, les scores d'engagement et le turnover des employés peut vous aider à évaluer si votre solution WFM contribue à une main-d'œuvre plus motivée et efficace.
Données et insights en temps réel
L'un des plus grands avantages d'une solution WFM moderne est l'accès aux données en temps réel. Vous devriez pouvoir surveiller les performances de la main-d'œuvre, suivre les niveaux de productivité et prendre des décisions éclairées. Cette perspicacité en temps réel vous permet d'être proactif plutôt que réactif face aux problèmes de main-d'œuvre.
Si vous exploitez ces données pour anticiper les besoins en personnel, améliorer l'allocation de la main-d'œuvre et améliorer les niveaux de service client, vous êtes sur la bonne voie.
Évolutivité et flexibilité
À mesure que votre organisation croît, votre solution WFM devrait croître avec vous. Si votre système actuel s'adapte facilement aux changements des besoins de l'entreprise, comme la gestion de plus d'employés, de multiples sites ou l'évolution des exigences de conformité, c'est le signe que vous utilisez une solution évolutive.
Un système rigide qui ne peut pas suivre les changements de votre entreprise ne fournira pas pleinement ses avantages. Assurez-vous que le système que vous avez mis en place peut s'adapter à mesure que votre entreprise évolue.
Rationalisation des opérations
Enfin, et ce n'est certainement pas le moindre, un indicateur fort d'une solution WFM bien mise en œuvre est la simplification globale des opérations. Lorsqu'il est intégré à d'autres systèmes comme la paie, les RH, le CRM, votre logiciel WFM devrait rendre les opérations plus fluides. Moins de temps devrait être consacré aux tâches manuelles et plus à la planification stratégique de la main-d'œuvre.
Pour vous assurer que vous tirez profit du WFM, évaluez régulièrement l'impact du système sur la planification, les coûts de personnel, la conformité, l'engagement des employés et l'efficacité opérationnelle. Si votre solution WFM fournit des insights en temps réel, réduit les efforts manuels et soutient la croissance de votre entreprise, alors vous réalisez probablement son potentiel.
